PRIVACYVERKLARING

Privacyverklaring SmartPort Summit 2025

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de SmartPort Summit 2025, georganiseerd door SmartPort, gevestigd aan Waalhaven Z.z. 19, Port City II, 4e verdieping, 3089 JH Rotterdam.

1. Verwerking van persoonsgegevens

Bij registratie voor de SmartPort Summit 2025 vragen wij om persoonlijke gegevens zoals:

  • Naam
  • Organisatie
  • Functie
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Eventuele dieetwensen

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

  • De registratie en organisatorische afhandeling van uw deelname
  • Het verstrekken van noodzakelijke informatie aan derden, zoals de eventlocatie of cateraar (bijv. naam en dieetwens, zonder contactgegevens)

Uw gegevens worden beheerd via het registratiesysteem Aanmelder.nl, dat optreedt als verwerker namens SmartPort. Gegevens worden niet gedeeld met derden voor commerciële doeleinden.

2. Communicatie

Door registratie geeft u toestemming aan SmartPort om u per e-mail te informeren over:

  • Praktische informatie voorafgaand aan de Summit
  • Evaluaties of bedankmails na afloop
  • Informatie over de SmartPort Summit 2026

U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in onze e-mails of door een bericht te sturen naar info@smartportsummit.nl.

3. Foto- en video-opnamen

Tijdens het event worden foto- en video-opnamen gemaakt voor communicatieve en promotionele doeleinden van SmartPort (zoals op de website, in nieuwsbrieven en via social media). Door deel te nemen aan de Summit geeft u toestemming voor gebruik van dit materiaal waarop u mogelijk herkenbaar bent.

4. Hosting & beveiliging

De website smartportsummit.nl wordt gehost door RM Web Services (RMWS). RMWS heeft toegang tot websitebestanden, databases en e-mail, en maakt dagelijks versleutelde back-ups die maximaal 30 dagen worden bewaard. IP-adressen worden alleen gebruikt voor autorisatie, beveiliging en fraudepreventie. Logfiles zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van RMWS.

5. Cookies

SmartPort gebruikt alleen functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Deze zorgen voor een goede werking van de website en helpen ons deze te verbeteren. U kunt cookies uitschakelen via uw browserinstellingen.

6. Bewaartermijn

Uw gegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor de organisatie, evaluatie en communicatie rondom de SmartPort Summit 2025 en – indien relevant – de Summit 2026. Indien u zich eerder afmeldt, worden uw gegevens op verzoek verwijderd.

7. Uw rechten

U heeft recht op:

  • Inzage in uw persoonsgegevens
  • Correctie of verwijdering van uw gegevens
  • Intrekking van uw toestemming
  • Bezwaar tegen verwerking
  • Overdracht van uw gegevens naar uzelf of een andere partij

Een verzoek kunt u richten aan info@smartportsummit.nl.

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

8. Beveiliging

SmartPort neemt passende maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en openbaarmaking. Bij zorgen over de beveiliging van uw gegevens kunt u contact opnemen via info@smartportsummit.nl.

9. Verantwoordelijke organisatie

SmartPort
Waalhaven Z.z. 19, Port City II, 4e verdieping
Postbus 54200
3008 JE Rotterdam
T: 010 – 402 03 43
E: info@smartportsummit.nl